Основы работы в СУБД Microsoft Access

Наибольшее распространение в среде индивидуальных пользователей получила СУБД Microsoft Access, которая  является одной из самых популярных СУБД файл-серверного типа, которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов. В этой связи в пособии далее рассматриваются научно-методические основы использования этой СУБД. СУБД Microsoft Access предназначена для структуризации, хране­ния, редактирования и выдачи данных. Программа Microsoft Access входит в состав пакета Microsoft Office и содержит набор средств, реализующих все функции, связанные с управлени­ем базой данных. Это различные модели объектов баз данных в виде таблиц, форм и запросов, что позволяет обрабатывать их вручную с помощью мыши и клавиатуры компьютера или автоматически с помощью специальных средств. Кроме того, СУБД Microsoft Access содержит удобную справочную систему и использует все возможности Windows: редактирование, форматирование, копирование, вставку, удаление, применение различных шрифтов, вывод на принтер и т.д. Таким образом, в программе Microsoft Access (или просто Access) зало­жены все средства работы с базами данных и самими данными.

Microsoft Access может работать в качестве:

Отличительной чертой баз данных, созданных в Micro­soft Access, является использование единого файла для хранения всех объектов.

Типы файлов. Начиная с версии Microsoft Office 2007, основным типом файлов является *.accdb, определяемый Windows как «Приложение Microsoft Access», также имеется встроенная поддержка старого типа *.mdb. Наиболее значимые отличия этих типов файлов следующие. Во-первых, *.accdb файлы не являются админстрируемыми (любой пользователь имеет полный доступ к базе данных), тогда как *.mdb - частично администрируемы (поддерживают создание администратора базы данных). Во-вторых, в *.accdb нельзя создать главную экранную форму, загружающуюся автоматически при открытии базы данных. В-третьих, более новый формат базы данных поддерживает использование нескольких источников в поле подстановки. Microsoft не рекомендует использовать файлы обоих типов одновременно.

Структура файла. В состав файла входят следующие основные типы объектов базы данных:

  1. Таблицы для хранения данных;

  2. Запросы, описывающие манипуляции с данными;

  3. Формы, предназначенные для отображения данных таблиц или результатов выполнения запросов;

  4. Отчеты – аналог форм, только вывод планируется на бумагу с учетом настроек принтера;

  5. Программные модули.

Интерфейс Microsoft Access

При запуске Microsoft Office Access 2016 отображается страница Начало работы с Microsoft Office Access (но если запустить Microsoft Access, дважды щелкнув файл базы данных Microsoft Access, то вместо этого будет открыта база данных). Страница Начало работы с Microsoft Office Access - это отправная точка, отсюда можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2016. В верхней части окна расположены: меню Файл , панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить, вперед ), строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием “Работа с таблицами”, которые имеют две вкладки: Поля и Таблица. На Ленте отображаются определенные наборы команд в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.

В Microsoft Access имеется большое число шаблонов, используемых с целью ускорить создание базы данных. Шаблон - это готовая база данных, содержащая все таблицы, запрос, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. В некоторые шаблоны включено несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать в готовом виде либо настроить их для своих нужд.

Типы данных

Хранящаяся в базе данных информация может быть по-разному отображена на экране. Заданный для ячейки формат чисел определяет, каким образом отображаются числа в этой ячейке. При изменении формата числа, хранимое значение для числа не изменяется. В разделе Формат на панели свойств таблицы можно выбрать следующие форматы чисел:

  • Основной — отображает число с выравниванием по правому краю без разделителя разрядов. Перед отрицательным числом ставится знак минус. Отображает до 11 символов, включая десятичные точки или символ «Е» и «+». Число, содержащее более 11 цифр перед разделителем целой и дробной части, отображается в экспоненциальном формате. Текст выравнивается по левому краю.

  • Денежный — используется для вывода денежных значений.

  • Евро — используется для вывода денежных значений, исчисляемых в евро.

  • Фиксированный — отображает число с двумя десятичными знаками. Например: 168,30.

  • С разделителями разделов — отображает число с разделителем групп разрядов и двумя цифрами справа от десятичного разделителя. В качестве разделителя групп разрядов обычно используется точка или запятая в зависимости от национальных стандартов, заданных с помощью панели управления Windows в разделе «Язык и стандарты». Пример использования точки, соответствующий национальным стандартам английского языка США: 12.35. Запятая может использоваться в качестве разделителя групп разрядов: 1,800.00.

  • Процентный — отображает число, умноженное на 100, с двумя десятичными знаками и знаком процента. Например, число 0,4914 отображается как 49,14%.

  • Экспоненциальный — отображает числа в экспоненциальном представлении. Этот формат целесообразно использовать для чисел, содержащих более 11 цифр. Пример числа в экспоненциальной форме: 2,35Е+10.

  • Форматы даты/времени Различают следующие форматы даты:

    • Полный — в ячейке отображается дата с указанием числа, месяца, года и время, например, 20.07.2016 18:20:23.

    • Длинный отображает дату с указанием числа, месяца, года. Для года отводятся четыре цифры, например, 20 июля 2016 г.

    • Краткий – в ячейке отображается дата с указанием числа, месяца, года

    Форматы времени

    Различают следующие форматы времени:

    • Длинный – отображает время, используя длинный формат времени, заданный в разделе «Язык и стандарты» панели управления Windows с указанием часов, минут и секунд, например: 8:45:36.

  • Средний — приводит время суток без указания секунд. При вводе времени в 12-часовом формате, после значения времени поставьте пробел и укажите AM или РМ: например, РМ. Пример: 8:45 РМ.

  • Краткий — отображает время суток в 24-часовом формате, без указания секунд. Пример: 20:45.

C помощью программы MS Access могут быть выполнены стандартных вычислений над значениями поля Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми данными:

  • Sum —вычисление суммы значений поля;

  • Avg — определение среднего значения поля;

  • Min —нахождение минимального значения поля;

  • Мах — нахождение максимального значения поля;

  • Count — подсчет количества записей поля (может применяться для всех полей);

  • StDev — расчет стандартного отклонения поля;

  • Var — расчет изменения значений поля.

Создание таблицы

Таблица, как уже указывалось ранее, является основным элементом программы Access, в котором хранятся данные в виде записей, т. е. таблица — это набор записей одного типа. Каждая таблица имеет свою структуру — набор полей, которые содержит каждая запись таблицы. Каждое поле таблицы имеет ряд свойств.

Таблицу можно создать несколькими способами (группа Таблицы на ленте Создание):

  1. С помощью мастера таблиц (шаблоны таблиц).

  2. В режиме таблицы (по умолчанию).

  3. В режиме конструктора таблицы.

  4. За счет импорта данных из внешних источников.

  5. За счет связи с внешней таблицей.

С помощью шаблонов можно создавать таблицы, относящиеся к одному из типовых наборов: личные или деловые. Используемая технология достаточно проста. После выбора режима создания шаблонной таблицы появляется диалоговое окно, в котором предлагается с помощью переключателя выбрать используемый набор таблиц, в раскрывающемся списке слева – нужную таблицу, в раскрывающемся списке справа следует отметить необходимые поля (необязательные поля выделяются курсивом).

В режиме создания таблицы по умолчанию, ранее называвшемуся режимом ввода данных, создание таблицы напоминает электронную таблицу. Первоначальный макет включает одну колонку, называющуюся Код и имеющую тип данных Счетчик. Дополнительные колонки вставляются с помощью заготовки. Требуется в заголовке указать имя поля, выбрать тип поля можно с помощью вкладки Поля ленты Режим таблицы. По умолчанию создаваемое поле имеет текстовый тип данных.

Лента Режим таблицы позволяет при необходимости также управлять форматированием значений поля и создавать ключи.

Создание таблицы в режиме конструктора.

В окне базы данных в режиме конструктора таблиц вместо панели инструментов базы данных отображена панель инструментов конструктора таблиц. Тип данных определяет, какую информацию можно ввести в поле. В раскрывающемся списке ячейки предусмотрены следующие типы данных:

  • Текстовый — используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов). По умолчанию полям присваивается этот тип данных, так как он получил наиболее широкое распространение.

  • Поле Memo — предназначено для ввода букв, цифр и знаков препинания (длинные тексты и комментарии —не более 65535 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.

  • Числовой — содержит только цифровую информацию (за исключением денежных величин), которую в дальнейшем можно использовать для вычислений.

  • Денежный — предназначен для ввода денежных величин. Стандартный шаблон для полей этого типа предусматривает использование двух десятичных знаков, т.е. учет копеек. Максимальное число отображаемых десятичных знаков не превышает четырех. Он используется для предотвращения ошибок при округлении.

  • Дата/время — содержит информацию о дате и времени. Дата и время хранятся в виде числа, целая часть которого представляет дату, дробная — время. Дата и время могут выводиться в различных форматах.

  • Счетчик — имеет формат длинного целого. При добавлении новой записи значение этому полю присваиваются автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого (чаще всего – суррогатного).

  • Логический — применяется для полей содержащих значенияДа (Истина) или Нет (Ложь). Например, в таком поле можно указать имеет ли данный сотрудник детей или нет. В логические поля можно записать число 0, которое интерпретируется как Ложь или 1 — подразумевается Истина. Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.

  • Поле объекта OLE — содержит объекты из других программ (растровые и векторные рисунки, аудио и видео файлы, электронные таблицы и т.д.). Это поле не может быть ключевым или индексным.

  • Гиперссылка — предназначено для хранения адреса веб-страницы, расположенной в Интернете, интранете, локальной сети или на автономном компьютере. После щелчка мышью на этом поле автоматически запускается обозреватель. Гиперссылки позволяют выполнять переходы между объектами Microsoft Access без помощи программирования. Для создания ссылки, открывающей объект Access, введите имя объекта в поле гиперссылки.

  • Список — данное поле представляет собой список, состоящий из нескольких элементов, имеющих одинаковый тип. У разных записей поле данного типа может состоять из разного числа элементов.

  • Вложенная таблица — поле представляет собой таблицу базы данных.

  • Мастер подстановок — загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение, например, можно выбрать поле из другой базы данных.

Панель свойств содержит ряд дополнительных свойств поля. Приведем некоторые из них:

  • Размер поля — для текстового поля определяет максимальное число символов, которое может быть введено в поле (не более 255). Для числовых полей выбирается длинное целое, целое и т.п. Чем шире поле, тем труднее пользоваться таблицей, так как она может не помещаться на экране. Однако поле, имеющее слишком маленький размер, может не вместить требуемую информацию. У некоторых типов полей: Дата/время, Денежный, Поле Memo, ПолеобъектаOLE этого свойство отсутствует.

  • Формат поля — позволяет изменить отображение данных на экране или при печати. Формат выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию он определяется региональными настройками, сделанными в окне Панель управления операционной системы. У полей типа Поле объекта OLE это свойство отсутствует.

  • Новые значения — определяет способ вычисления нового значения для добавляемой в таблицу записи. Это свойство есть только у полей Счетчик, при выборе значения Последовательные новое значение поля увеличивается на 1.

  • Маска ввода — определяет, как будут вводиться и редактироваться данные. С ее помощью можно задать, какой тип символов (буква или цифра) будет вводиться в поле. Маску ввода можно создать с помощью мастера, запускаемого нажатием кнопки с тремя точками, которая отображается в конце строки после установки в ней указателя мыши. Мастер предлагает список масок, используемых при вводе времени, номера телефона, индексов и т.п.

  • Число десятичных знаков — используется для числовых полей. Можно выбрать из раскрывающегося списка значение Авто или определенное значение. Число десятичных знаков можно ввести вручную.

  • Подпись — позволяет в режиме таблицы выводить в качестве заголовка надпись, приведенную в данной строке. Подпись может содержать любые символы

  • Значение по умолчанию — предусматривает автоматический ввод определенного значения.

  • Условие на значение — предусматривает ввод условия, которое будет проверяться каждый раз после изменения значения поля.

  • Сообщение об ошибке — появляется в строке состояния при вводе в таблицу значения не соответствующего условию проверки.

  • Обязательное поле — после ввода значенияДа для этого свойства, все записи таблицы в указанном поле должны быть заполненными. Если указанное поле не будет заполнено, Access отобразит на экране соответствующее предупреждение.

  • Пустые строки — поле должно содержать хотя бы один символ, если для него установлено значение. Это свойство предусмотрено только для тестовых, Memo-полей и гиперссылок.

  • Индексированное поле — определяет индекс, создаваемый по одному полю, что ускоряет поиск значении в этом поле. Если в этом поле часто будет выполняться поиск значении, то в раскрывающемся списке значений свойства выбираетсяДа (Совпадения допускаются). Если две записи не могут иметь одинаковое значение для данного поля, то устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются). ЗначениеНет удаляет значение индекса, кроме единственного ключевого поля. Нельзя индексировать таблицы последующим полям: Memo, Поле объекта OLE и Гиперссылка.

  • Ключевое поле. Данные ключевого поля используются для индексирования таблицы, что ускоряет поиск и обработку информации.

Сознание индексов

Индексы используются для ускорения поиска и сортировки данных. При поиске записи СУБД ищет сначала нужное значение в индексе, а затем отбирает записи по ссылкам.

Различают простые и составные индексы. Простой индекс создается по одному столбцу, составные — по нескольким. Например, простой индекс можно построить по столбцу Фамилия, составной — по столбцам Фамилия, Имя, Отчество. Недостаток использования индексов — после добавления или удаления записей следует обновить индекс. При большом количестве индексов это может привести к замедлению работы.

Индексировать можно любые поля, кроме полей типа Memo, Гиперссылка и Поле объекта OLE. Для полей, используемых при связывании таблиц в качестве внешних ключей, индексирование обязательно.

Если не задана сортировка таблицы, то записи располагаются по значению ключа. При включении новых записей или удалении старых записи таблицы не перемещаются, изменяется только местоположение каждого индекса.

В базе данных Access могут использоваться три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. В специальном поле Счетчик каждой записи присваивается уникальный для этого поля номер, который автоматически увеличивается с каждой новой записью. Его можно использовать для нумерации записей по порядку. Простой ключ состоит из одного поля. Обычно в качестве его используются поля числового (все целочисленные подтипы) и строкового типов. Составной ключ включает комбинацию значений сразу нескольких полей у экземпляра записи, например, сочетание имени, фамилии и отчества. Его достаточно сложно создавать и использовать как внешний для связывания таблиц, поэтому можно рекомендовать заменять его на суррогатный.

Первичный ключ не может содержать пустых значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. В любой таблице желательно иметь одно или несколько ключевых полей. Значение Null означает, что в поле нет никаких данных, например, потому, что они неизвестны. Значение Null нельзя приравнивать к строке, содержащей пробелы. Если в таблице нет первичного ключа Access выдает предупреждение при сохранении структуры таблицы. Для таблиц, данные которых планируется использовать для создания подстановок или каскадных операций, наличие ключа обязательно.

Свойства таблицы позволяют более полно описать таблицу, но их можно не вводить. Чтобы задать свойства таблицы, отобразите ее в режиме конструктора и нажмите на лентах Главная или Режим таблицы кнопку Свойства или нажмите клавиши Alt+Enter.

Краткое описание свойств таблицы дано ниже.

  • Описание — используется для пояснений, касающихся назначения таблицы.

  • Условие на значение — позволяет задать условие для проверки правильности вводимых в таблицу данных. Условие относится к таблице в целом, а не к конкретному полю.

  • Сообщение об ошибке — служит для ввода сообщения, которое будет отображаться на экране при вводе данных, не соответствующих условию на значение.

  • Фильтр — содержит фильтры, налагаемые на таблицу после ее открытия. Фильтры могут ограничивать количество записей согласно критериям, заданным пользователем.

  • Порядок сортировки — задает порядок сортировки таблицы после ее открытия.

  • Имя подтаблицы – определяет, надо ли отображать в подтаблицах данные в связанных записях и как их отображать. По умолчанию установлено значение Авто, позволяющее автоматически добавлять вложенные таблицы для связанных записей. ЗначениеНет отключает подтаблицы.

  • Подчиненные поля — определяет имя связанного поля подчиненной таблицы, если задано свойство Имя подтаблицы. Можно не указывать значение этого свойства, если установлено значение Авто для свойства Имя подтаблицы.

  • Основные поля — определяет для таблицы, стоящей по иерархии выше рассматриваемой, имя связующего поля, если задано значение Имя подтаблицы.

  • Высота подтаблицы ограничивает максимальную высоту вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя подтаблицы.

  • Развернутая подтаблица — задает начальное отображение вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя подтаблицы. После установки значения Да таблица будет открываться со всеми открытыми вложенными таблицами.

  • Ориентация — может быть Слева направо или Справа налево, задает порядок размещения столбцов. На вкладке Подстановка свойства поля может выбираться Тип элемента управления, который влияет на отображение данных при вводе. Например, если у вас тип данных Текстовый, то вы можете отобразить его как Поле, Список или Поле со списком.

Режим конструктора

После выбора данного режима создания таблицы на экране появится окно Конструктор таблиц. Окно разбито на три большие области: поля таблицы, свойства полей и подсказки.

В области полей отображается таблица, содержащая имена полей, типы полей и их описание. Имя поля — это строка длиной не более 64 символов включая пробелы. Имя поля может состоять из нескольких слов, поэтому рекомендуется все слова в нем записывать с прописной буквы без пробела между ними. Примеры имен полей: ДатаСоздания, НазваниеЭлемента и НомерСчета. Также надо иметь ввиду то, что в одной таблице не может быть несколько полей с одним и тем же именем.

Описание поля — это текстовая строка, поясняющая назначение поля. Эта строка выводится в качестве подсказки при работе с данными в таблице, но не является обязательной. Тип поля указывает, какие значения может содержать поле. В СУБД Access определены следующие типы полей:

  • Текстовый — строка текста длиной не более 255 символов;

  • Поле MEMO — текст объемом до 64 ООО символов;

  • Числовой — для записи чисел;

  • Дата/Время — для записи даты и времени;

  • Денежный — числовой тип для записи денежных сумм; при просмотре его значений выводится символ валюты;

  • Счетчик — числовой тип, значения которого изменяются системой автоматически;

  • Логический — логический тип, значения которого, как ранее указывалось, означает Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл.

Вышеперечисленные типы являются стандартными и используются практически во всех СУБД, а остальные связаны с работой в глобальной сети Интернет. Для того чтобы задать тип поля, надо выбрать нужный в комбинированном списке.

Каждое поле имеет свойства, которые отображаются в специальной области окна Конструктора таблиц. Эта область содержит две вкладки:

Общие — свойства самого поля и Подстановка — свойства поля, задающие стандартный элемент Windows для отображения его значений (например, текстовый редактор или список). То, какими конкретными свойствами обладает поле, полностью зависит от его типа. Все типы полей имеют следующие свойства:

  • формат поля – это формат, в котором отображаются его данные и который выбирается из комбинированного списка;

  • подпись – это заголовок поля, который соответствует ему при форматировании и редактировании данных (при этом, если подпись не задана, то вместо неё используется имя поля);

  • значение по умолчанию – это то значение, которое автоматически будет присвоено полю при создании новой папки, его оно предварительно не задано;

  • обязательное поле – это параметр, который позволяет сделать вывод о том, нужно ли вводить значение поля (при этом, если он установлен в команде Да, то редактирование записи не закончится, пока в поле не будет введено значение, а если он установлен в команде Нет, то поле остается пустым);

  • индексированное поле – это признак того, что надо ли создавать индекс по этому полю (сам индекс позволяет быстро находить требуемые записи по заданному ключу поиска;

  • размер поля – это у текстовых полей – максимальное количество символов, а у числовых и у счетчиков – диапазон значений;

  • область подсказки – это краткая справочная информация, которая облегчает разработку таблиц.

С использованием окна Конструктор вводятся данные о полях таблицы, а затем устанавливается по вышеописанной методике первичный ключ записи. Если этот ключ не задан, то Ассеss сам установит его, в качестве которого обычно бывает счетчик. Затем закрывается окно Конструктор таблиц и сохраняются изменения.

На следующем этапе необходимо создать связи между таблицами.

Связи между таблицами (или отношения) – это информационные зависимости данных. Они устанавливаются между двумя полями таблиц, причем эти поля должны быть одного типа и одного размера. Перед заданием связей необходимо закрыть таблицы, так как нельзя их установить между открытыми, т.е. редактируемыми таблицами.

Реляционная база данных может содержать большое количество взаимосвязанных таблиц. Связи устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Связываемые поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковый тип данных за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства «Размер поля» обоих полей совпадают. Например, если свойство обоих полей имеет значение Длинное целое. Даже в том случае, когда связываются поля типа «Числовой», их свойства «Размер поля» должны иметь одинаковые значения.

Задав связи между таблицами, можно создать запросы, формы и отчеты для отображения сведений, представленных в нескольких таблицах. Между двумя таблицами могут существовать следующие связи:

  • один к одному – при таком типе связи одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. В этом случае следует проверить возможность размещения всех записей в одной таблице. Однако в ряде случаев можно использовать несколько более простых таблиц. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом другой таблицы;

  • один ко многим – в этом случае запись одной таблицы может иметь несколько согласованных с ней записей в другой таблице. При этом каждая запись во второй таблице согласуется только с одной записью в первой таблице. Например, каждый покупатель может купить несколько товаров, но каждый проданный товар имеет только одного покупателя. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения в поле с внешним ключом могут повторяться;

  • многие к одному – любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое, в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом;

  • многие ко многим – каждой записи из одной таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. Например, каждый человек может звонить с нескольких телефонов. С другой стороны некоторыми телефонами могут пользоваться несколько человек. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения. Математически такие связи можно записать 1:1, 1:М, М:1 и М:М. Более широкое распространение получили связи один ко многим, Например, один и тот же товар со склада может вывозиться в разные магазины, и одной записи в таблице . В главной таблице для описания объекта используется одна запись. Избежать дублирования записей в этой таблице позволяет первичный ключ. Связывание таблиц на схеме данных. Две таблицы связывает общее поле, что позволяет объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати. Записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, можно отображать в подтаблицах в пределах основной таблицы.

Связанная таблица – это таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой базе данных, однако, является доступной из Microsoft Access. Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру. Для обеспечения целостности данных нельзя произвольно удалять или изменять связанные записи.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду «Работа с базами данных», «Схема данных». По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями.  Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду «Скрыть таблицу». При этом следует учитывать то, что удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Чтобы вновь добавить в схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

  1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду «Добавить таблицу».

  2. В диалоговом окне «Добавление таблицы» раскрыть вкладку «Таблицы», выбрать из списка нужную таблицу и нажать кнопку «Добавить». При этом надо помнить, что если нужно добавить к схеме несколько таблиц, то придется повторить эту операцию для каждой таблицы.

  3. Нажать кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Добавление таблицы».

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных «Счетчик», то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип «Длинное целое». В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно «Изменение связей»

Альтернативный вариант — выбрать команду «Связи», «Изменить связь» из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно «Схема данных». При этом надо выполнить следующее:

  1. В диалоговом окне «Изменение связей» можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами «один-ко-многим», то слева из списка «Таблица/запрос» выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка «Связанная таблица/запрос» — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение «один-к-одному», то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

  2. Для этого устанавливают флажок «Обеспечение целостности данных» и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

  3. При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку «Объединение» и выбрать один из переключателей:

  • Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

  • Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;

  • Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы >, в которых связанные поля совпадают. По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку «ОК».

  1. Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой «Новое» и в окне «Создание» ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку «ОК».

  2. После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку «ОК» в окне «Параметры объединения» и закрыть окно «Схема данных», нажав на кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна.