Работа со структурированным текстом
Структурированным называется текст, обладающий следующими признаками:
проведено разбиение на части (разделы, главы, параграфы и т. п.),
используются единые правила оформления (стили) для его элементов (абзацев, наборов символов, таблиц);
имеется автоматически сгенерированное содержание (оглавление, библиография, списки терминов, таблиц, рисунков и т. п.);
возможна быстрая навигация по тексту.
Стили
Часто на практике приходится иметь дело с одним или несколькими документами, во-первых, состоящими из подобных элементов, во-вторых, эти элементы имеют сходное форматирование. Автоматизировать и упростить работу с ними могут средства, называемые стилями и режимами структуры.
Стили можно использовать для быстрого применения набора параметров форматирования в документе. Если вы хотите, чтобы параметры форматирования не были доступны из встроенных стилей и тем, доступных в Microsoft Word, вы можете изменить существующий стиль и настроить его в соответствии со своими потребностями. Вы можете изменить форматирование (например, размер шрифта, цвет и отступ текста) в стилях, примененных к заголовкам, абзацам, спискам и т. д. Вы также можете выбрать в документе форматированный текст, чтобы создать новый стиль в коллекции Стили.
Стили находятся в коллекции Стили на вкладке Главная. Чтобы применить стиль, просто выделите текст, который вы хотите отформатировать, и выберите нужный стиль в коллекции Стили.
Изменение существующего стиля. Изменить стиль из коллекции Стили можно двумя способами:
обновить стиль в соответствии с форматированием в документе;
изменить стиль вручную в диалоговом окне Изменение стиля.
Обновление стиля в соответствии с форматированием в документе. Если в документе есть текст с нужным стилем, вы можете изменить его форматирование с помощью инструментов ленты Главная и применить изменения к стилю в коллекции Стили.
Изменение стиля вручную в диалоговом окне Изменение стиля.Вы можете изменить стиль напрямую в коллекции Стили, не настраивая текст в документе.
Создание стиля на основе форматирования документа. Вы можете выбрать отформатированный текст в документе, чтобы сформировать новый стиль. Для этого требуется:
1) щелкнуть правой кнопкой мыши на тексте, на основе которого вы хотите создать стиль;
2) на панели инструментов нажать кнопку Стили и выбрать команду Создать стиль.
3) в диалоговом окне Создание стиля ввести имя стиля и нажать кнопку ОК.
Новый стиль появится в коллекции Стили.
Стили можно применять к абзацу, отдельным символам (стиль знака), спискам, таблицам. Стиль знака позволяет отформатировать выделенный текст, задав название шрифта, его размер и форматирование, и присвоить ему уникальное имя стиля. Отличительная особенность стиля знака состоит в том, что он распространяется только на определенный фрагмент текста, а не на весь абзац. В стиле абзаца задают атрибуты формата символов, межстрочный интервал, выравнивание текста, отступы, позиции табуляции. Стиль абзаца – совокупность нескольких форматов абзаца и символов, которым присвоено уникальное имя стиля. Стиль таблицы – совокупность нескольких форматов, используемых в таблице, ее столбце или ячейке, которым присвоено уникальное имя стиля.
Стили могут образовывать каскады – при создании нового стиля на основе имеющегося требуется указать только отличия от базового стиля, а не все атрибуты.
Режим структуры
В режиме структуры заголовки документа смещены относительно основного текста в зависимости от соответствующего им уровня. Этот режим позволяет вам проконтролировать стройность и логичность изложения материалов, представленных в документе, быстро изменить расположение заголовков и текста, уровень заголовка. Режимом структуры удобно пользоваться при работе с главным документом.
Для наглядного отображения документа в режиме структуры, следует создать иерархическую структуру документа. Это можно сделать двумя способами: отформатировать отдельные абзацы с помощью встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9) или присвоить абзацам структурные уровни (Уровень 1 – Уровень 9). Стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат.
Для работы со структурой используется лента Вид.
Включите просмотр документа в режиме структуры. Обратите внимание на значки слева от текста. Значок + показывает, что в элемент входят подчиненные. Щелкните на значке рядом с каким-либо заголовком. Обратите внимание на появившееся выделение. Для сравнения щелкните на обычном абзаце или абзаце списка.
Обратите внимание на появившуюся ленту Структура. Уровни выделения заголовков позволяют понизить или повысить уровень структуры у выделенного элемента вплоть до обычного текста. Заголовки распознаются по стилю. Выделенные фрагменты в данном режиме можно:
1) сворачивать в первую строку;
2) разворачивать обратно;
3) перемещать целиком, используя кнопки с ленты;
4) если части хранились в отдельных файлах, то их можно объединять в один файл;
5) при необходимости отдельные структурные части можно сохранять в отдельные файлы, сохранив их связанность через главный (исходный) документ.
Задание
Создайте абзацные стили заголовков и основного текста. Для основного текста (стиль Базовый, изменить стандартный) – размер шрифта 14 пт, выравнивание абзаца – по ширине, отступ первой строки 1,2 см, язык – Русский. Для заголовков (стиль Заголовки, создать новый) – основан на Базовом, начертание шрифта – полужирный, выравнивание абзаца – по середине, нет абзацного отступа (равен 0 см), расположение на странице – с новой страницы, не отрывать от предыдущего, представляет собой нумерованный список.
Создайте стили символов для определений (шрифт – полужирный курсив, разреженный на 1,2 пт).
Наберите текст.
Скопируйте его содержание в новый документ.
Примените стили в нужных местах. Сравните документы.
Вставьте автоматически сгенерированное оглавление (элементы имеют стиль Заголовки) и указатель терминов (элементы имеют стиль определений).
В режиме структуры измените порядок следования элементов, а также перенесите разделы с названиями информационных технологий на 1 уровень влево.
Содержание информационной технологии.
Информационная технология (ИТ) – совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Практическое приложение методов и средств обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную, базовую и конкретные информационные технологии.
Глобальная информационная технология включает модели методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.
Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т. д.).
Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.
Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
Информационная технология управления.
Цель – удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
оценка планируемого состояния объекта управления;
оценка отклонений от планируемого состояния;
выявление причин отклонений;
анализ возможных решений и действий.
Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией.
Сущность информационной технологии поддержки принятия решенийзаключается в следующем:
1) ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
2) сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
3) направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
4) высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.