Каждый прием требует тщательной подготовки, которая включает: определение вида приема, места и даты проведения, составление списка приглашенных, плана рассадки, меню, оформление и рассылку приглашений.

Выбор вида приема зависит от цели, которую преследуют устроители. Например, при необходимости создания благоприятных условий для общения как можно большему числу участников, обмена информацией целесообразно проведение приемов, не предполагающих рассадки. Если прием устраивается по случаю приезда высокого зарубежного гостя, устраивается наиболее почетный вид приема — обед, а затем "коктейль" или "фуршет".

Наиболее предпочтительным местом проведения приема является резиденция посла либо здание посольства. В этом плане белорусские представительства за рубежом сегодня сталкиваются с большими проблемами, ибо, как правило, не имеют необходимой материальной базы. Если все же представляется такая возможность, то на супругу посла возлагается ответственность по подготовке помещений, сервировке стола, инструктажу официантов. Если прием устраивается вне посольства, то выбирается ресторан с хорошей кухней и обслуживанием. В этом случае в арендованном помещении вывешиваются национальные флаги.

При определении даты приема должны быть учтены следующие обстоятельства: приемы не проводятся в праздничные и нерабочие дни, в дни национального траура, в мусульманских странах — в дни религиозного праздника рамадан.

При составлении списка приглашенных обращается внимание на необходимость деловых контактов, на соблюдение дипломатической иерархии. Число приглашенных необходимо соотносить с располагаемой площадью помещений во избежание тесноты. К примеру, на прием в честь министра иностранных дел приглашаются также сопровождающие его лица, посол страны гостя, старшие сотрудники дипломатического представительства. Принимающая сторона должна быть представлена министром иностранных дел, другими официальными лицами, участвующими в переговорах или осуществляющими сотрудничество со страной гостя. Если гость прибыл с супругой, то в приеме участвуют и супруги официальных лиц принимающей стороны.

Большое внимание уделяется сервировке стола: посуду используют только самого высокого качества. Букеты цветов иногда составляют таким образом, чтобы они соответствовали цветам национального флага гостя.

При составлении меню учитываются национальные, религиозные традиции, а также вкусы гостей (например, кто- то является вегетарианцем, кто-то по религиозным соображениям не употребляет свинину). В период запрета на охоту не подается дичь. Вот как описывает болгарский дипломат Б.Нонев меню на одном из приемов: "Две огромные рыбины из тех, которые на Средиземном море называют "Jly", простирались на всю длину на серебряных подносах. Они были в меру декорированы майонезом, морковью и луком, нафаршированы ароматными травами, запах которых передался печеному мясу. Потом мы ели превосходного ягненка с кус-кусом, мо­роженое "аляска" и фрукты.

Приведем также меню обеда в Кремле в Грановитой палате в Москве, который был дан в честь Ее Величества Елизаветы II, Королевы Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии и его Королевского Высочества Принца Филиппа, Герцога Эдинбургского:

икра зернистая

кулебяка слоеная с рыбой

судак, фаршированный шампиньонами

ростбиф из вырезки, фаршированный паштетом

суп-крем из спаржи

лосось в шампанском

котлеты де-воляй из цыпленка с фруктами

парфе малиновое

пирожные ассорти

фрукты

кофе, чай.

Приглашения оформляются на специальных бланках. Фамилия приглашенного, его должность, вид приема, день, час и место проведения могут быть отпечатаны на машинке или вписаны от руки. Пригласительный билет может выглядеть следующим образом:

По случаю 21-й годовщины Независимости Республики Казахстан Чрезвычайный и Полномочный Посол Республики Казахстан 

в Республике Беларусь Ергали Булегенов и супруга Шарипа Курбаншаевна имеют честь пригласить

г-жу Пакуш Ларису Владимировну

на торжественный прием, который состоится в четверг 

13 декабря 2012 года в 18.00

во Дворце Республики, по адресу: г.Минск, Октябрьская площадь, 1

Просим при себе иметь приглашение. Просьба подтвердить участие 

по тел.: 288-10-26

Прием с рассадкой предполагает обязательный ответ приглашенного. В этом случае в правом нижнем углу бланка приглашения ставят буквы RSVP (фр. — просьба ответить). Письменный ответ составляется в третьем лице и может выглядеть следующим образом: 

положительный

"Чрезвычайный и Полномочный Посол Республики Беларусь и Т.А.Иванова имеют честь подтвердить получение любезного приглашения господина Министра и госпожи JI. на обед (ужин) в среду, 7 июля, в восемь часов вечера, которое они с удовольствием принимают";

отрицательный

"Чрезвычайный и Полномочный Посол Республики Беларусь и Т.А.Иванова в связи с отъездом в ближайшие дни в отпуск к сожалению не смогут принять любезное приглашение господина Министра и его супруги на завтрак во вторник, 6 июля с.г.".

В случае приглашения почетного гостя (президента, премьер-министра, министра иностранных дел) посол предварительно договаривается устно. После получения согласия направляется приглашение, в котором буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут p.m. (фр. — для памяти).

Если предполагается парадная форма одежды, то в левом нижнем углу на приглашении пишут White tie (белый галстук, что означает — фрак) или Black tie (черный галстук, т.е. смокинг). Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах.

При составлении плана рассадки необходимо соблюдать следующие правила. На самых почетных местах должны сидеть самые почетные гости. На приемах с участием женщин самым почетным местом считается место справа от хозяйки, на мужском приеме — справа от хозяина (иногда — напротив хозяина). По мере удаления от хозяина и хозяйки места считаются менее почетными. На смешанных приемах женщин не сажают рядом или в торцы стола. Не сажают рядом также супругов и иностранцев из одной страны. Наиболее удаленные от хозяев места за столом занимают мужчины — сотрудники посольства принимающей стороны.

Для того чтобы облегчить составление плана рассадки, общий список приглашенных следует разбить на две части:

Иностранные гости                                     Гости с принимающей стороны

Министр иностранных дел                        Посол (хозяин)

Украины

Супруга министра                                      Супруга посла (хозяйка)

Посол Украины                                           Советник-посланник

Супруга посла                                             Супруга советника-посланника

Заместитель министра                               Советник посольства

Супруга заместителя министра                Первый секретарь

Помощник министра                                 Второй секретарь

Супруга помощника министра                Атташе

Вариант рассадки в этом случае может быть следующим:

Вход

Наиболее распостраненными являются следующие схемы рассадки:

1. Присутствуют только мужчины — хозяин предлагает главному гостю место за столом напротив себя

   Вход

                                                      Главный 

              10          6               2          гость         4             8          12               

              11            7             3        Хозяин       1              5             9

2. Прием с женщинами — хозяин и хозяйка занимают мес­та в торце стола

              3          7          11           14         10         6            2 

            1           5             9          13          12           8           4

Такой вариант рассадки часто используется в тех случаях, когда на приеме присутствуют послы, временные поверенные в делах с супругами, хозяин и хозяйка занимают самые "непочетные" торцовые места.

Места за столом обозначаются кувертными карточками, которые кладут либо рядом с прибором, либо на самый высокий бокал.

Тщательная разработка плана-схемы приема содействует успеху его проведения.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Qt Help files