Тема 8. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

 

Вопросы:

8.1. Организация системы внутреннего контроля деятельности организации

8.2. Планирование аудита и подготовка аудиторской проверки

8.3. Положение о службе внутреннего аудита

 

8.1. Организация системы внутреннего контроля деятельности организации

 

Внутрихозяйственный контроль выступает как самостоятельная функция управления внутри организации, отличается глубиной и точностью, поскольку осуществляется там, где находится центр тяжести управления.

Субъектами этого вида контроля являются финансовая, бухгалтерская, юридическая и другие функциональные службы организаций в пределах определенных полномочий и имеющейся компетенции.

Главное назначение внутрихозяйственного контроля - непрерывное наблюдение за эффективностью финансово-хозяйственной, снабженческо-сбытовой и производственной деятельности, обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей, устранение причин и условий, порождающих бесхозяйственность и хищения.

Внутрихозяйственный контроль способствует своевременному выявлению и устранению факторов, причин и условий, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность субъектов хозяйствования и их структурных подразделений, дает возможность установить, какие именно службы и отделы организации, а также направления ее деятельности не способствовали достижению намеченных целей и повышению результативности работы.

В системе внутрихозяйственного контроля ведущая роль принадлежит контролю, осуществляемому работниками бухгалтерии организации в форме:

- предварительного контроля на стадии рассмотрения первичных документов, поступивших в бухгалтерию на подпись, а также при визировании договоров, смет и других документов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей;

- текущего контроля в ходе учетной регистрации хозяйственных операций и инвентаризаций материальных и других ценностей;

- последующего контроля на стадии обобщения и анализа учетной и отчетной информации, а также посредством проводимых совместно с другими функциональными службами контрольных действий в отдельных внутрихозяйственных подразделениях, структурах, службах.

Одним из основных составляющих элементов системы внутреннего контроля является система бухгалтерского учета, которая формирует необходимую для контроля информацию. Формально система бухгалтерского учета обособлена от контроля. Однако провести четкую разделительную грань между ними не представляется возможным, так как бухгалтерский учет сам по себе выполняет не только информационную, но и контрольную функцию.

Элементы метода бухгалтерского учета являются основой контрольных процедур. В системе бухгалтерского учета реализуются многие контрольные процедуры. Следовательно, элемент контроля присутствует на каждой учетной стадии с различной целевой направленностью, и состав процедур контроля определяется составными элементами бухгалтерского учета. Кроме того, системой бухгалтерского учета предопределяется предмет внутреннего контроля — законность и целесообразность использования активов (имущества) организации в процессе хозяйственной деятельности в соответствии с ее уставом.

Для внутреннего контроля информационная база формируется не только в бухгалтерском учете, но и в процессе оперативного учета (данные используются для оперативного контроля) и при подготовке форм внутренней отчетности.

Из функций контроля целесообразно выделить информативную, коммуникативную, оперативную, защитную, регулятивную и превентивную. Причем последняя функция наиболее характерна для внутреннего контроля и предупреждая нежелательные отклонения на стадии зарождения операции, а также предотвращая действия, противоречащего требованиям нормативных документов и целям деятельности организации, является наиболее важной в современных условиях.

Внутренний контроль может быть организован:

а) в форме постоянно действующей ревизионной комиссии (ревизора), избираемой и принимаемой ежегодно на общем собрании акционеров для утверждения годовой отчетности;

б) в форме отдела внутреннего аудита, подотчетного непосредственно руководителю предприятия;

в) в форме группы контроля;

г) в форме инвентаризационного бюро;

д) в форме договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита (аутсорсинг).

Выбор формы внутреннего контроля, построение его организационной структуры находится под воздействием следующих факторов:

- внешние условия функционирования организации, ее размеры, организационная структура, виды и масштабы деятельности;

- количество и региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений и дочерних компаний;

- стратегические установки, цели и задачи;

- отношение руководства к внутреннему контролю;

- ресурсное обеспечение;

- степень автоматизации и компьютеризации деятельности;

- уровень компетентности кадрового состава.

 

8.2. Планирование аудита и подготовка аудиторской проверки

 

Выделяют следующие этапы проведения внутреннего аудита:

1. Планирование внутреннего аудита. На данном этапе должны быть выполнены следующие процедуры: подготовка к предстоящей проверке; составление плана и программы проведения проверки.

2. Проведение внутреннего аудита. Непосредственное участие внутренних аудиторов в контрольном процессе должно быть спланировано таким образом, чтобы обеспечить: организацию работы на месте; проведение внезапных инвентаризаций; обследование проверяемого объекта; документальную проверку хозяйственных операций; привлечение при необходимости экспертов; осуществление других контрольных процедур.

3. Отчет внутреннего аудита - завершающий этап, который осуществляется в следующем порядке: систематизация материалов проверки; составление отчетных документов по проверке, их согласование и подписание должностными лицами, осуществляющими руководство объектом; доклад о результатах проверки должностным лицам, назначившим проверку.

4. Организация последующего аудиторского контроля – это процесс, который может осуществляться в периоды, следующие за отчетным (контрольным). Он должен обеспечивать устранение недостатков, неточностей, ошибок; контроль за устранением недостатков, неточностей, ошибок.

Наиболее важным этапом в проведении внутреннего аудита является планирование. Основным документом, который использует руководитель службы, является годовая программа, которая утверждается руководителем организации.

Первостепенное значение должно уделяться ключевым видам деятельности и процессам, оказывающим решающее влияние на деятельность организации, достижение ее целей.

На основании годовой программы аудита составляется календарный график аудиторских проверок, а также план на каждую отдельную или комплексную аудиторскую проверку.

При подготовке к осуществлению внутренней аудиторской проверки необходимо:

1. Участникам группы: ознакомиться с планом и четко определить границы проверки, проанализировать все относящиеся к его обязанностям документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом подразделения.

2. Главному аудитору: получить в службе внутреннего аудита все указанные в плане документы, в соответствии с которыми должна проводиться проверка.

Непосредственно внутренние аудиторские проверки следует проводить по заранее спланированным процедурам. Алгоритм проверки может выглядеть так:

1. Вводное совещание.

2. Сбор и обработка информации.

3. Заключительное совещание.

4. Составление отчета об аудиторской проверке.

5.  Представление отчета на утверждение.

6. Рассылка отчета заинтересованным лицам.

7. Устранение несоответствий.

8. Разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий.

9. Инспекционный контроль.

10. Регистрация результатов проверки.

11. Информирование об устранении несоответствий.

12. Оформление файла внутреннего аудита.

Отчет внутреннего аудитора может иметь три части.

Вводная часть отчета внутреннего аудита должна включать следующие реквизиты и сведения: номер отчета; название подразделения, филиала, предприятия; наименование населенного пункта, на территории которого производится проверка; дата написания отчета; срок проведения проверки в соответствии с общим планом или планом-графиком проведения внутреннего аудита; указания на вопросы проверки (в случае внеплановой проверки); период деятельности организации, за который проведена проверка; дата начала и окончания проверки; фамилии, имена и отчества лиц, проводивших и принимавших участие в проверке; фамилии, имена и отчества руководителей проверяемого подразделения, филиала, предприятия; иные необходимые сведения.

Аналитическая часть отчета содержит систематизированное изложение документально подтвержденных фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, или указание на отсутствие таковых, и связанных с этими фактами обстоятельств, имеющих значение для принятия правильного решения по результатам проверки.

Итоговая часть отчета должна содержать общий вывод о состоянии бухгалтерского учета, внутреннего контроля и отчетности, а также предложения по устранению выявленных нарушений.

При составлении отчета внутреннего аудитора из рабочих документов внутреннего аудитора берутся сведения о наиболее существенных нарушениях в учете, значительно искажающих отчетность, делается общий вывод о степени достоверности отчетности с указанием нарушений, которые снижают достоверность отчетности или ставят ее под сомнение. Мнение внутреннего аудитора должно быть подкреплено ссылкой на соответствующие законодательные и инструктивные документы с развернутой аргументацией причин, приведших к такому мнению.

Отчет внутреннего аудитора должен содержать раздел, посвященный анализу платежеспособности и финансовой устойчивости организации, а также прогнозной оценке ее финансового состояния на будущее.

Отчет внутреннего аудитора заполняется в трех экземплярах, один из которых передается руководству проверяемой организации, другой экземпляр — в адрес вышестоящей организации (заказчика для службы внутреннего аудита), третий — в архив службы внутреннего аудита. Отчет подписывается руководителем службы внутреннего аудита. Все три экземпляра отчета являются первыми.

 

8.3. Положение о службе внутреннего аудита

 

Информация о службе внутреннего аудита, о порядке ее образования и полномочиях фиксируются соответствующим приказом (постановлением) по организации и Положением о структурном подразделении.

Положение о службе внутреннего аудита может содержать следующие разделы:

- Общие положения. Фиксируется, чьим структурным подразделением является отдел, его подчиненность вышестоящему руководству, какими нормативными документами руководствуются работники службы аудита, кто несет непосредственную ответственность за организацию внутреннего аудита.

- Задачи подразделения. Перечисляются главные и второстепенные задачи, стоящие перед службой аудита по комплексному контролю и оказанию консультационных (сопутствующих) услуг.

- Структура подразделения. Называются все структурные подразделения (секторы, бюро, группы) и взаимосвязи между ними, распределение обязанностей между работниками, квалификационные требования к начальнику отдела, штат работников и формы оплаты их труда.

- Функции подразделения. Отмечаются назначение и роль подразделения, работа, производимая им.

- Компетенция подразделения. Указывается совокупность прав и обязанностей работников.

- Ответственность. Перечисляются льготы работников по законодательству и меры ответственности за нарушение обязанностей.

- Основные взаимоотношения отдела аудита с другими подразделениями. Отмечают, какую информацию и от кого получает отдел, как и кому ее передает.

Если внутренний аудит осуществляется в форме ревизионных комиссий, то Положение с учетом устава открытого акционерного общества будет иметь некоторые особенности. В нем определяются правовой статус ревизионной комиссии, ее состав, функции, права и полномочия, обязанности членов ревизионной комиссии и оплата их труда, порядок решения вопросов и взаимодействия с иными органами управления общества. При этом учитывается, что ревизионная комиссия не подчиняется исполнительному органу, а общему собранию акционеров и подотчетна ему, действует исходя из интересов собственников организации. Планы и порядок работ определяются на заседаниях ревизионной комиссии и утверждаются председателем ревизионной комиссии. Статус ревизионной комиссии закрепляется в Уставе и детализируется в Положении о ревизионной комиссии. Стандарты и Кодекс профессиональной этики не разрабатываются.