ТЕМА 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

 

Вопросы:

 

7.1. Делопроизводство бухгалтерии. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки

 

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатура дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, она рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел составляется в каждой организации на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления на основе номенклатур дел структурных подразделений. Она составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации), функциональному или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой: в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.

Во второй графе указывается заголовок дела.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и т. д.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

7.2. Порядок формирования документов в дела и оформление

дел для сдачи в архив

 

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы;

- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома;

- документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.

По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежат передаче на архивное хранение. Подготовка описей возлагается на заведующего архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Так, при составлении описи дел постоянного хранения организации бухгалтерия представляет для нее годовые бухгалтерские отчеты, штатные расписания, а для описи дел по личному составу — лицевые счета по начислению заработной платы.

 

7.3. Организация хранения документов в архиве бухгалтерии

 

В организации для хранения всех документов, в частности бухгалтерских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы. Для них выделяются специальные здания, помещения, в которых необходимо поддерживать соответствующий технологический режим для хранения архивных документов. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабатываемого положения о нем, в котором определяются состав документов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведующего архивом (лица, ответственного за архив).

Документы органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий независимо от формы собственности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.

Государственную часть Национального архивного фонда составляют следующие архивные фонды и документы:

- государственных органов;

- государственных предприятий, организаций Республики Беларусь, находящихся на территории республики и за ее пределами;

- объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.

Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, которые находятся в собственности:

- общественных объединений;

- религиозных организаций;

- организаций частной формы собственности;

- физических лиц.          

Архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций и предприятий разделяются на ведомственные архивы и архивы частных организаций, учреждений, предприятий.

Ведомственный архив представлен архивным учреждением государственной организации, хранящим документы в своей организации на протяжении определенного срока.

Архив частной организации, учреждения, предприятия представлен негосударственным архивным учреждением или подразделением негосударственной организации, осуществляющей прием и постоянное хранение архивных документов.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, могут создаваться архивы следующих видов:

- архив организации, хранящий документы только данной организации;

- центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации, а также документы организаций непосредственного подчинения;

- объединенный ведомственный архив, хранящий документы

- нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления;

- объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей, связанных территориально;

- объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливаемые правилами работы архивов.

 

7.4. Сроки хранения документов и их отбор для сдачи на хранение в архив предприятия или для уничтожения

 

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей,  с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

По срокам хранения документы и дела различают:

1) постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

2)  временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

3)   по личному составу. К такого рода документам относятся документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела.

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве.

В архив передают дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом Проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и др. Эти документы подлежат постоянному хранению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, административно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу — это приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с членами экспертной комиссии под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:

- постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;

- временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

- временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) — частичному.

Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической
последовательности с января по декабрь;

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

В основном бухгалтерские документы относятся к документам временного (до 10 лет включительно) хранения. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.

 

7.5. Порядок уничтожения бухгалтерской документации

временного хранения

 

Порядок уничтожения бухгалтерской документации регламентирован Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 г. № 4.

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия организации путем проведения экспертизы ценности документов – полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы составляются:

- описи дел постоянного, временного о (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, которые подписываются  лицом, проводившим экспертизу ценности документов и рассматривается ЭК одновременно со сводными описями дел.

Акт утверждается руководителем учреждения. После утверждения акта документы могут быть уничтожены. Фома акта о выделении документов к уничтожению утверждена инструкцией по делопроизводству

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

7.6. Особенности учета, хранения и списания бланков строгой отчетности

 

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельности регламентируется Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 18 декабря 2008 г. № 196 и приказом Минсельхозпрода от 03.02.2014 № 57 «О порядке учета, использования и хранения бланков документов с определенной степенью защиты».

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказам руководителя организации (индивидуальным предпринимателем).

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларуси и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.

Экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй — остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).

Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров.

В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально-ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально-ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпринимателя).

В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю организации, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится фактическое уничтожение, о чем составляется акт на уничтожение бланков строгой отчетности, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.

Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно.