- Тема 5
ТЕМА 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВОПРОСЫ:
|
5.1. Организация документирования хозяйственных
операций |
|
5.2. Документооборот и его роль в организации
бухгалтерского учета |
1.1. Организация документирования хозяйственных
операций
Первичные данные о хозяйственной деятельности
организации являются как бы «входом» в систему бухгалтерского учета, где
происходит обработка полученных сведений, а «выходом» из нее — необходимая
информация для лиц, принимающих решение. Иными словами, основой для отражения
информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского
учета являются первичные документы.
Первичный учетный документ — документ, на основании
которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета,
подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный в момент ее
совершения или непосредственно после ее совершения. Он имеет юридическую силу и
составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками
операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление
хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный,
текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц,
движением имущества и состоянием расчетно-платежной
дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о
состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим
требованиям:
1)
своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов
в документах;
2)
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность
носителей первичной информации к способам ее последующей
обработки;
3)
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного
учета.
Создание носителей первичной учетной информации
(документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины
рабочего времени. В связи с этим сокращение трудоемкости учетных работ с помощью
автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед
руководителями многих организаций.
Для правильной организации бухгалтерского учета и
своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго
соблюдать требования по составлению документов.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам,
приведены в ст. 10 «Первичные учетные документы» Закона Республики Беларусь «О
бухгалтерском учете и отчетности».
Первичные учетные документы должны содержать следующие
сведения:
- наименование документа, дату его
составления;
- наименование организации, фамилию и инициалы
индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной
операции;
- содержание и основание совершения хозяйственной
операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных
показателях;
- должности лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы
и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные
сведения, не являющиеся обязательными.
Первичный учетный документ в обязательном порядке должен
заполняться в момент совершения операции, а если это невозможно –
непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с
предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченным на это лицами.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с
главным бухгалтером и утверждается руководителем
организации.
Первичные учетные документы могут составляться на
бумажных носителях и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный
документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать
требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и
электронной цифровой подписи.
Записи в первичных документах должны производиться
чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью пишущих машин, средств
автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени,
установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей
простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному
прочерку.
Ответственность за своевременное и доброкачественное
создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в
бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица,
создавшие и подписавшие эти документы.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции,
связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются
руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то
лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им
на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства
считаются недействительными и не должны приниматься к
исполнению.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат
обязательной проверке:
• по форме
(проверка полноты и правильности оформления документа, правильности заполнения
всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц,
ответственных за их составление, их расшифровки, проверка их подлинности,
выявление подчисток, неправильно сделанных исправлений и
т.д.);
• по существу
(установление законности и экономической целесообразности зафиксированной в
документе хозяйственной операции и соответствия их действующему
законодательству). Например, при проверке нарядов на сдельную работу необходимо
проверить объем выполненных работ, сроки, качество их выполнения и расценки за
единицу выполненных работ.
• арифметическая
проверка (проверка правильности арифметических расчетов, результатов таксировки,
а также правильности отражения количественных
показателей).
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно
разделить на несколько групп:
- по причинам
возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление,
неисправность вычислительной техники;
- по месту
возникновения — в тексте или в цифрах первичных документов, при разноске в
регистры;
- по значению —
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические
ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы
не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут
вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что
должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с
указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за
исключением кассовых и банковских), исправляются следующим
образом:
- зачеркивается
одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать
исправленное;
- надписывается над
зачеркнутым исправленный текст или сумма;
- на полях
соответствующей строки делается оговорка «исправлено» за подписью лиц,
подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего
исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и
учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не
допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то
исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
После проверки документы подвергаются приемке и
бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в
документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра
на сдачу документов или копии отчета.
Проверенные принятые документы подвергаются
бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и
контировке)
Группировка – это подборка документов в однородные по
содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных
запасов, животных на выращивании и откорме)
Таксировка – перевод натуральных показателей в денежные
и подсчет сумм.
Контировка заключается в записи на документе
корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции.
После записи и отражения в бухгалтерских регистрах
производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или
«оплачено», другие документы – путем их перечеркивания.
После бухгалтерской обработки документы передают на
хранение а архив.
5.2. Документооборот и его роль в организации
бухгалтерского учета
Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила
документирования операций, ведения учетных регистров, организации
документооборота.
Документооборот — это движение документов в организации
с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или
направления в дело.
Организация документооборота должна отвечать следующим
требованиям:
- оперативность прохождения
документов;
- исключение не обусловленных необходимостью инстанций
прохождения и действий с документами;
- соблюдение максимального единообразия порядка
прохождения и обработки основных категорий документов.
Рационально организованный документооборот предполагает
наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции
и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением
наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации
к месту ее обработки, а также предварительным планированием
документооборота.
Для этого в каждой организации должны быть разработаны и
утверждены приказом руководителя:
- рабочий альбом
форм документов;
- график
документооборота.
Рабочий альбом форм первичной учетной документации
включает всю первичную учетную документацию, применяемую в данной
организации. Рабочий альбом форм
первичной учетной документации является наглядным пособием и практическим
руководством для работников организации, связанных с составлением и обработкой
документов.
Альбом формируется по разделам:
- документация по учету основных
средств;
- документация по учету материальных
ценностей;
- документация по учету труда и его
оплаты;
- документация по учету кассовых
операций;
- документация по учету платежных и банковских
операций;
- документация по учету затрат и выходу продукции
основного производства;
- документация по учету процесса
реализации;
- документация по учету работы
транспорта.
Применение форм первичных документов зависит от
направлений деятельности организации.
Каждый раздел альбома состоит из четырех
частей:
1)
титульного листа;
2)
перечня документов;
3)
образцов документов;
4)
кратких указаний по их заполнению.
Образцы первичных документов должны быть напечатаны
типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких
указаниях по заполнению первичных документов указываются методика, техника
заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его
использование.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки
передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с
утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота
организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом
руководителя организации. В нем указывают наименования всех первичных
документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление
документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает
документ, а также контролирует, как он исполняется в бухгалтерии. Каждому
исполнителю вручается выписка из графика документооборота который имеет фурму
представленную на рисунке
1.
• ускорить время
прохождения первичного документа от оформления и проверки до
обработки;
• способствует
равномерному распределению учетной работы
в течение всего рабочего времени;
• повышает
производительность труда учетных работников;
• способствует
усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы
или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых
каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их
взаимосвязи и сроков выполнения работ.
График документооборота в виде схемы называют
оперограммой, которая имеет следующий вид (рисунок
2).