ТЕМА 3. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И РАБОТЫ УЧЕТНОГО АППАРАТА

 

ВОПРОСЫ:

3.1. Организационные формы бухгалтерского учета

3.2. Бухгалтерия как самостоятельное структурное подразделение предприятия

3.3. Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки

3.4. Повышение квалификации кадров бухгалтерии

3.5. Организация труда работников бухгалтерии

3.1. Организационные формы бухгалтерского учета

 

Бухгалтерская служба организации – это специализированное подразделение или отдел, который ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерские отчеты организации. В зависимости от размеров и специализации организации, а также от объема выполняемых учетных работ могут быть выбраны варианты организации бухгалтерской службы в организации.

Бухгалтерский учет по форме организации подразделяется на централизованный, частично централизованный  и децентрализованный.

Полная централизация учетного процесса заключается в том, что весь учетный процесс сосредоточен в центральной бухгалтерии. В подразделениях организации осуществляется лишь первичный учет. Заполненные первичные документы поступают в центральную бухгалтерию, где осуществляется их проверка, обработка, сверка и делаются записи в учетных регистрах.

Полная децентрализация учетного процесса состоит в том, что в каждом подразделении организации ведется полный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до оформления всех учетных регистров и составления баланса. В центральной бухгалтерии ведется лишь сводный учет по организации в целом.

Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку балансов и отчетов подразделений и составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации. При такой форме организации основные функции учета и внутреннего аудита осуществляют бухгалтерии структурных подразделений предприятия.

Частичная централизация учетного процесса состоит в том, что в подразделениях организации ведется документальное оформление хозяйственных операций, группировка и сводка документов вплоть до составления производственных отчетов, лицевых счетов подразделений. В центральной бухгалтерии производятся записи в регистрах бухгалтерского учета на основании предоставленных производственных отчетов, материальных отчетов, сводных и накопительных документов.

Степень полной или частичной централизации или децентрализации определяется конкретными нуждами управления организации, а также возможностями обеспечить рациональное ведение учета, контроль за качеством учетных и отчетных данных и быстрый доступ к необходимой информации.

 

1.2.       Бухгалтерия как самостоятельное структурное подразделение предприятия

 

Под структурой бухгалтерии понимается состав работников бухгалтерского аппарата, выполняющих учетные функции на основе принципов разделения труда.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. Она должна отвечать следующим основным требованиям:

1) отражать специфические особенности организации и технологии производства;

2) обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями учетного процесса;

3) не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей;

4) использовать достижения  научной организации труда;

5) быть максимально простой и компактной;

6) обеспечивать руководство организации всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей – достоверной бухгалтерской отчетностью.

Общая численность учетных работников, их профессиональный и квалифицированный состав определяются самим предприятием. Должностной состав работников бухгалтерии закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.

В последнее время сложились два типа организации работы бухгалтерского аппарата: линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная).

При линейной (иерархической) организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 10 человек. В этом случае она может быть представлена следующим образом:

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии представляет собой локальный нормативный акт, регламентирующий правовое положение, административную и функциональную подчиненность бухгалтерской службы.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со  всеми главными специалистами (службами) предприятия и утверждается руководителем организации.

При разработке положения руководствуются действующими законоположениями, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по правовым, экономическим, производственным вопросам, а также вопросам организации бухгалтерского учета.

Положение о бухгалтерии включает следующие разделы:

·      Общие положения;

·      Задачи;

·      Функции;

·      Права;

·      Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями;

·      Ответственность.

В разделе «Общие положения» даются общие сведения о бухгалтерии, а именно: степень самостоятельности и подчиненность; порядок назначения и освобождения главного бухгалтера; перечень основных правовых, нормативных и директивных документов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей работе, приводится перечень и наименование подразделений бухгалтерии, наименование и количество должностей

В разделе «Задачи» дается перечень задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

В разделе «Функции» дается перечень функций, выполнение которых возложено на бухгалтерию: формирование учетной политики; работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных  учетных документов; и др.

В разделе «Права» фиксируются права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. Здесь указывается, что главная бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета.

Раздел «Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями» включает характеристику взаимосвязей бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации. Характеристика взаимоотношений бухгалтерии по формированию входящих и исходящих потоков учетной информации излагается отдельно по каждому подразделению и службе.

Раздел «Ответственность» включает перечень функций, за выполнение которых бухгалтерия несет ответственность. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций главной бухгалтерии несет главный бухгалтер. Ответственность других работников бухгалтерии устанавливается их должностными инструкциями.

 

3.3. Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки

 

Обязанности работников бухгалтерии конкретизируются путем разработки должностных инструкций. Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом. Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии.

Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы. Прежде всего, нужно провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволяет равномернее распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам. Необходимо также определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции - руководители секторов (групп, отделов). При этом должностная инструкция составляется на должность и не персонифицируется (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника). Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1)   общие положения;

2)   должностные обязанности;

3)   права;

4)   взаимоотношения (связи по должности);

5)   оценка работы и ответственность.

В разделе «Общие положения» указываются наименование должности, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии и др., в данном разделе также указывается, что должен знать работник, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих профессиональных обязанностей.

В разделе «Должностные обязанности» указывается перечень работ, выполняемых работником. Это могут быть оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров синтетического и аналитического учета, составление отчетности, оформление документов для сдачи в архив.

В разделе «Права» излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» указывается, кому подчиняется работник, порядок его взаимодействия с подразделениями и службами предприятия.

В разделе «Оценка работы и ответственность» перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность и порядок оценки его работы.

Должностные инструкции составляются в двух экземплярах и утверждаются руководителем предприятия. Один из них под расписку вручается работнику, а второй хранится в делах бухгалтерии. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. С момента подписания соблюдение должностной инструкции для работника становится обязательным. Отказ работника от ознакомления под роспись со своей должностной инструкцией не является самостоятельным основанием для прекращения с ним трудового договора. В данном случае в присутствии свидетелей составляется акт, в котором указывается, что работник отказывается от ознакомления с должностной инструкцией под роспись.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Должностные инструкции работников бухгалтерии должны периодически уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, других факторов.

3.4. Повышение квалификации кадров бухгалтерии

 

Важным элементом организации работы учетного аппарата является повышение квалификации кадров.

Государственное управление в сфере повышения квалификации и переподготовки работников осуществляется Советом Министров Республики Беларусь, Министерством образования, Министерством труда и социальной защиты, иными республиканскими органами государственного управления и государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, местными исполнительными и распорядительными органами в соответствии с полномочиями, руководителями организаций и учреждений.

Повышение квалификации работников обеспечивают стажировка, высшие и средние специальные учреждения образования, институты и факультеты повышения квалификации, а также учебные центры Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.

Молодые специалисты, окончившие высшие учебные заведения и не имеющие опыта практической работы, могут повышать свою квалификацию путем прохождения стажировки сроком до одного года, цель которой – дальнейшее углубление и закрепление теоретических знаний, приобретение необходимых практических и организаторских навыков для выполнения обязанностей по занимаемой должности. Молодой специалист под контролем наиболее квалифицированных работников бухгалтерии самостоятельно выполняет практическую работу по каждому участку бухгалтерского учета в соответствии с программой стажировки  и индивидуальным графиком ее прохождения.

В стимулировании работников бухгалтерии к повышению квалификации важная роль принадлежит аттестации. Аттестацию главных бухгалтеров предприятия проводят, как правило, вышестоящие органы. Аттестация других работников проходит непосредственно на предприятии.

Белорусская ассоциация бухгалтеров разработала Положение об аттестации профессиональных бухгалтеров Республики Беларусь с целью определения порядка проведения подготовки и аттестации бухгалтеров с выдачей квалификационного аттестата профессионального бухгалтера. Положение об аттестации профессиональных бухгалтеров Республики Беларусь содержит основные критерии проведения аттестации для бухгалтеров организаций и носит рекомендательный характер.

Белорусская ассоциация бухгалтеров является учредителем ООО «Первая бухгалтерская компания», которая осуществляет подготовку к аттестации и проводит аттестацию главных бухгалтеров и их заместителей. Данная программа согласована с методическим Советом Министерства финансов Республики Беларусь.

Каждый работник учетной службы должен повышать свою квалификацию один раз в пять лет в связи с чем, главный бухгалтер обязан составлять перспективный план повышения квалификации работников бухгалтерии.

План составляется, как правило, на пять лет и должен содержать данные о формах и времени повышения квалификации каждым работником бухгалтерии. Для работников, не имеющих высшего образования, следует планировать учебу на заочной (очной) форме обучения высших учебных заведений, не имеющих среднего специального образования, – поступление на учебу в средние специальные учебные заведения. Эти рекомендации не могут распространяться на работников предпенсионного и пенсионного возраста. Для лиц, имеющих высшее или среднее специальное образование, можно планировать повышение квалификации на курсах при высших учебных заведениях, в учебных центрах Министерства сельского хозяйства и продовольствия и в других учреждениях образования.

План повышения квалификации работников бухгалтерии утверждается руководителем организации. Главный бухгалтер обязан контролировать выполнение этого плана.

 

3.5. Организация труда работников бухгалтерии

 

Содержание организации труда работников бухгалтерии заключается в следующем:

- правильный выбор исполнителей каждого трудового процесса с учетом квалификации, деловых качеств и личных склонностей каждого исполнителя;

- обеспечение исполнителей необходимыми средствами труда в соответствии с технологией выполняемой ими работы;

- выбор наиболее эффективных форм разделения или кооперирования труда;

- обучение исполнителей передовым методам и приемам труда;

- создание условий для непрерывного и ритмичного протекания трудовых процессов и достижения согласованности этих процессов во времени и пространстве.

Факторы, формирующие условия труда, подразделяются на физиологические и социально-психологические.

К физиологическим относят факторы, обуславливающиеся организацией рабочей зоны бухгалтерии, т.е. служебного помещения, где работает бухгалтерия, и рабочего места каждого работника.

Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально-психологическими факторами. Они включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др.

Важным элементом организации труда является режим работы аппарата бухгалтерии. Режим работы включает время начала и окончания ее, перерыв, сменность, график отпусков и др.

Режим работы учетного аппарата регламентируется правилами внутреннего распорядка работы организации и устанавливается в соответствии с интересами производства и членов коллектива.

Очередные отпуска работников бухгалтерии планируются с учетом своевременного составления периодической (месячной, квартальной) и годовой отчетности.